Asistente Administrativa - Condado Ocean Club

The Condado Collection es una colección de propiedades de hospitalidad en Puerto Rico, desde hoteles de lujo clásico y moderno, hasta restaurantes y entretenimiento.

Condado Ocean Club es un oasis moderno en el corazón de la ciudad. Es un club para todos los que valoran las experiencias únicas y conexiones culturales inspiradas en viajar. Nuestro objetivo es crear experiencias e inspirar travesías no solo para nuestros huéspedes, sino también nuestra fuerza laboral. Confiamos que los integrantes de nuestro equipo son la clave para brindar un servicio apasionado y auténtico. ¡Construyamos juntos una colección de recuerdos!

• El Asistente Ejecutivo asistirá al Gerente General y/o al Gerente del Hotel.
• El Asistente Ejecutivo es responsable de mantener una coordinación perfecta entre todos los departamentos.
• Realiza y agiliza tareas administrativas de naturaleza diversificada.
• Actúa como el punto de contacto principal para todos los problemas administrativos.
• Organiza citas y reuniones para el GM, registrándolas en el calendario y asegurándose de que el GM tenga la documentación adecuada para cada cita.
• Recibe y filtra llamadas telefónicas, toma mensajes precisos y maneja situaciones.
• Coordina todas las reuniones, eventos fuera del sitio y entrenamientos, brindando apoyo administrativo para los mismos.
• Toma actas de las reuniones asistidas, transcribe con precisión y circula las actas al personal correspondiente.
• Prepara respuestas para correspondencia rutinaria con la firma del GM.
• Maneja arreglos de viaje y alojamiento cuando sea necesario.
• Comprende a fondo el proceso de ventas y reservas para habitaciones y catering.
• Maneja todas las reservas VIP a través de la oficina del Gerente General, solicitudes especiales y asegura su inclusión en las hojas de llegada VIP diarias en los paquetes de la mañana.
• Asiste con el manejo de VIPs y huéspedes que han tenido problemas previos, personalizando su regreso al hotel para abordar los problemas anteriores.
• Bloquea habitaciones/reservaciones de restaurante, asigna amenidades y personaliza tarjetas de bienvenida para todos los VIPs.
• Maneja cartas de quejas de los huéspedes.
• Realiza pedidos de suministros de oficina y procesa facturas y órdenes de compra.
• Desarrolla y mantiene relaciones laborales positivas con los demás, apoyando al equipo para alcanzar metas comunes.
• Asegura que el uniforme y la apariencia personal sean limpios y profesionales, manteniendo la confidencialidad de la información propietaria.
• Realiza otras tareas razonables según lo solicitado por los supervisores.

• Orientación hacia la hospitalidad
• Capacidad para presentar información e ideas de manera concisa y bien organizada.
• Capacidad para realizar múltiples tareas, priorizar y trabajar en un entorno de ritmo rápido.
• Capacidad para gestionar bien el tiempo, cumplir con los plazos impuestos y ser flexible.
• Aprendizaje y pensamiento rápido: capaz de comprender nuevos conceptos.
• Innovador y orientado al cambio con un alto sentido de urgencia.
• Presencia profesional fuerte, positiva y enérgica.
• Capacidad para mantener la compostura en situaciones de estrés.
• Siempre mantener la estricta confidencialidad con respecto a asuntos relacionados con clientes, huéspedes y personal.
• Poseer excelentes habilidades interpersonales y comunicativas, y capacidad para integrarse a todos los niveles de la organización.
• Capacidad para trabajar bajo presión, tanto como parte de un equipo como trabajando de forma autónoma.
• Dominio de Microsoft Excel, Word, Outlook.
• Completamente bilingüe (Español e Inglés).

The Condado Collection es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Creemos en la contratación de una fuerza laboral diversa y en el fomento de una cultura inclusiva centrada en las personas. Estamos comprometidos con la no discriminación por cualquier motivo protegido, como discapacidad y estatus de veterano, o cualquier otro motivo cubierto por la ley aplicable.